Книга обліку доходів – це первинний документ, що необхідно вести кожному підприємцю. До 01 січня 2021 року, книга обліку доходів була виключно в паперовій формі у форматі книги з розгафленими сторінками стандартного шаблону і правила ведення цієї книги довгий час не мінялись. Проте після 01 січня 2021 року були зроблені зміни до податкового кодексу України через внесення правок до статей 177, 178, 296, на підставі Закону України про електронний кабінет і спрощення роботи фізичних осіб від 14 липня 2020 року.
Згідно з цими нововведеннями підприємці самі можуть обирати спосіб заповнення книги і форму її ведення (Паперову чи електронну). При чому як паперова так і електронна книга можуть бути форматовані довільним чином. Для прикладу паперова форма, може бути як старою версією книги, так і роздрукованим форматом електронної книги заповненої за певний період, скажімо за квартал, електронна версія легко може бути таблицею Excel з зазначенням дати і суми отриманого доходу за день з помісячними підсумками. Якщо дохід отримується виключно через банк, тоді книга обліку доходів може бути легко і швидко сформована на основі банківської виписки по ФОП рахунку вивантаженої в Excel.
ФОПи 1,2,та 3 групи не платники ПДВ, отримали право вести Книгу обліку доходів, як описано вище в довільному форматі, без потреб реєстрації даної книги в податковій службі. Конкретних правил чи форм книга обліку доходів немає, тому важко буде податківцям оспорювати її формат. Проте ми рекомендуємо дотримуватись кількох простих правил, що допоможуть Вам уникнути неприємностей.
- Записувати дохід в книгу обліку доходів щоденно(мається на увазі в ті дні в які був отриманих дохід, показувати нуль гривень доходу в день коли його не було зовсім не потрібно). Запис за кожен день буде корисним ще і в тому випадку, якщо Ви отримали повернення платежу з будь яких причин (не пройшла Ваша оплата контрагенту і банк повернув кошти, чи контрагент помилково оплатив на Ваш рахунок суму), адже такі надходження коштів не є доходом підприємця і не мусять зменшувати його граничний річний ліміт по доходу, що особливо критично для ФОПів 1 і 2 груп (тому що Єдиний Податок вони платять фіксований і він не залежить від суми отриманого доходу) так і для ФОПів 3 групи, які платять Єдиний Податок власне від суми надходження, що може призвести до завищення суми доходу в декларації, а відповідно і до зайвих витрат.
- Робити помісячні підсумки доходу
- Для ФОПів 3 групи не зайвим буде робити і поквартальні підсумки доходу, для подальшого заповнення декларації платника Єдиного Податку.
- Сума що вноситься до книги повинна бути повна, без заокруглень, тобто включати копійки.
- Якщо Ви використовуєте еквайринг, тоді сума в книзі обліку доходів, а відповідно і в самому звіті платника Єдиного Податку повинна бути вказана з врахуванням комісії банку, чи будь якої іншої еквайрингової системи. Для прикладу, коли клієнт оплачує вам картою за товар чи послугу, незалежно чи це фізичний еквайринг чи онлайн версія, як у випадку інтернет магазинів, суми до приходить на Ваш рахунок ФОП вже зменшена на комісію банку. Клієнт купує товар чи послугу за 5000 грн., а на Ваш рахунок ФОП надходить сума в розмірі 4950 грн. В книзі обліку доходів повинна бути обов’язково вказана сума в 5000 грн. (Як це вичисляти ? При використанні еквайрингу будь якої форми онлайн чи офлайн, Ви як підприємець вже зобов’язані використовувати РРО/ ПРРО, деякі просунуті ПРРО автоматично видають клієнту фіскальний чек і тут вже потрібно вказувати не суму що прийшла на банк, а власне суму що вказана в фіскальному чеку.)*
*Коротко відступивши від теми: для обліку доходів при застосуванні ПРРО, слід йти за простим правилом обліку:
Всі суми що надійшли на банк через методи еквайрингу (їх легко відфільтрувати в банківській виписці в Excel) за вибраний Вами період (для прикладу квартал), ви не враховуєте, а натомість берете до уваги звіт або по чеках (тільки проведених і враховуючи повернення), або по Z-звітах(в підсумку Z-звіту вже враховано всі повернення) + Всі приходи на банк що були здійснені шляхом прямої оплати за IBAN реквізитами (Пряма оплата за реквізитами з рахунку на рахунок, оплата за реквізитами через касу банку, оплата за реквізитами через термінали самообслуговування банку, важливим ж момент, що чек РРО/ПРРО не видається виключно на термінали самообслуговування банку, про інші термінали мови не було, і тут рекомендую чек ПРРО сформувати.)
- Окремим, проте не дуже складним питання є облік валютних надходжень у книзі обліку доходів. Отже тут є на правду дуже просте правило, а саме облікувати прихід валюти, що ви отримали на Ваш поточний рахунок (2600), не плутати з розподільчим (2603)* за курсом НБУ даної валюти в день надходження. Наприклад Сьогодні курс НБУ 41 грн/долар США і я отримав 1000 доларів. Отже в книзі доходів роблю запис за сьогодні 41000 грн. Не важливо при цьому чи продав я в цей день валюту чи тримаю її на валютному рахунку. Всі подальші обміни валюти на гривню, мова йде про прихід гривні від продажу валюти не будуть враховуватись як дохід і не будуть заноситись в книгу обліку доходів, щоб уникнути подвійне оподаткування доходу. Також зазначимо що позитивна курсова різниця також не є доходом ФОПа.(Чого на жаль не можна сказати про ТзОВ)
*(розподільчий рахунок це рахунок банку, що не являється Вашим, але прив’язаний до Вас для попереднього зарахування валютних надходжень, до повноти сказати, не всі банки дають клієнту до нього доступ і може скластися враження що у Вас його немає )
Книгу обліку доходів, якщо вона у Вас у паперовому вигляді після її закінчення, ми рекомендуємо тримати на протязі 1095 днів з моменту останньої операції, що була прозвітовано. Для прикладу, в жовтні 2024 року, Ви подали звіт за 9 місяців 2024 року, тобто період з 01.01.2024-30.09.2024, отже маєте тримати книгу обліку доходів за цей період на протязі 1095 днів від 30 вересня 2024 року.
На завершення згадаємо про 1 нюанс, часто можна почути, що всі доходи отримані підприємцем і внесені в книгу обліку Доходів, маю бути підтверджені первинними документами. Це твердження не є дійсним, оскільки за законом ФОПи 1,2,3 групи не ведуть бухгалтерського обліку і сплачують податок власне на підставі отриманого доходу, тоді як первинні документи такі як видаткова накладна чи акт виконаних послуг надається при фактичному відвантаженні товарів чи наданні послуг, при чому ніхто не забороняє Вам брати 12 місяців щомісячні аванси за послуги і тільки в кінці року підписати з клієнтом акт виконаних послуг і закріпити на папері факт викання робіт.