Вступ
Офіційне працевлаштування працівників – важливий аспект ведення бізнесу в Україні. Використання “сірої” зайнятості може призвести до значних фінансових штрафів і юридичних наслідків. Крім того, компанії, які порушують трудове законодавство, ризикують втратити довіру клієнтів та партнерів. У цій статті ми розглянемо, як уникнути штрафів за неоформлених працівників, які санкції загрожують роботодавцям і як правильно оформити трудові відносини.
Хто вважається неоформленим працівником?
Згідно з трудовим законодавством України, неоформлений працівник – це особа, яка виконує трудові функції без офіційного укладення трудового договору. Основні ситуації, коли працівник вважається неоформленим:
- Відсутність офіційного трудового договору. Працівник виконує роботу без підписання будь-якого документу.
- Робота без оформлення наказу про прийом на роботу.
- Випробувальний термін без належного документального оформлення.
- Оформлення працівника за цивільно-правовим договором замість трудового, якщо він виконує постійну роботу в компанії.
Також варто пам’ятати, що будь-яке приховування трудових відносин може бути розцінене як ухилення від податків.
Які штрафи загрожують бізнесу за неоформлених працівників?
Держпраці України проводить перевірки підприємств на предмет дотримання трудового законодавства. У разі виявлення порушень, на роботодавців накладаються значні штрафи:
Фінансові штрафи:
- Штраф за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору – 30 мінімальних зарплат.
(З 2024 року мінімальна зарплата складає 8000 грн, тобто штраф – 240 000 грн за кожного неоформленого працівника). - Штраф за неповну сплату податків та ЄСВ – 100% несплаченої суми.
- Повторне порушення – штраф у 2 рази більший.
Адміністративна відповідальність:
- На керівника підприємства може бути накладено штраф від 8500 грн до 17 000 грн.
- В окремих випадках може бути накладено кримінальну відповідальність (за системне ухилення від сплати податків).
Як уникнути штрафів за неоформлених працівників?
Щоб не потрапити під санкції Держпраці, роботодавцям слід дотримуватися таких правил:
1. Офіційне оформлення трудових відносин
- Укладати письмовий трудовий договір.
- Оформляти наказ про прийом на роботу.
- Реєструвати працівника в податковій службі.
2. Ведення кадрової документації
- Зберігати всі накази, заяви, трудові договори.
- Вести табелі робочого часу.
- Оновлювати особові справи працівників.
3. Своєчасне нарахування та виплата зарплати
- Сплачувати зарплату через офіційний банківський рахунок.
- Дотримуватись мінімальних гарантій по оплаті праці.
- Вчасно сплачувати податки та збори.
4. Дотримання податкових зобов’язань
- Сплачувати ЄСВ (22%), ПДФО (18%) та військовий збір (1,5%).
- Вчасно подавати звітність до ДПС.
5. Підготовка до перевірок Держпраці
- Перевіряти правильність оформлення всіх документів.
- Проводити внутрішній аудит кадрової документації.
- Бути готовими до раптових перевірок.
Чому варто користуватися послугами аутсорсингу кадрового обліку?
Аутсорсинг кадрового обліку дозволяє уникнути штрафів, економити час та ресурси. Основні переваги:
- Зменшення ризиків. Аутсорсингові компанії слідкують за законодавчими змінами.
- Економія коштів. Відсутність витрат на штатного кадрового спеціаліста.
- Оптимізація бізнес-процесів. Автоматизація документообігу.
Висновок
Неоформлені працівники – це серйозний ризик для бізнесу. Штрафи за їх використання можуть бути значними і навіть призвести до банкрутства. Офіційне оформлення трудових відносин, ведення документації та своєчасна сплата податків допоможуть уникнути проблем із законом. Якщо ваш бізнес потребує кадрової підтримки, варто звернутися до професіоналів з аутсорсингу.
FAQ – Поширені питання
1. Як довести, що працівник був неоформлений?
Контролюючі органи можуть використовувати свідчення працівників, записи відеокамер, платіжні документи.
2. Який штраф за одного неоформленого працівника?
Мінімальний штраф – 240 000 грн, якщо працівник допущений без оформлення трудового договору.
3. Чи можна виправити ситуацію без штрафів, якщо працівника оформити після перевірки?
Ні, у разі виявлення порушення штрафи накладаються незалежно від подальшого оформлення працівника.
4. Чи можуть оштрафувати ФОП за неоформлених працівників?
Так, штрафи накладаються як на юридичних осіб, так і на ФОП.
5. Як правильно оформити дистанційного працівника?
Необхідно укласти трудовий договір із зазначенням дистанційного формату роботи та відповідних умов.