Чек-лист бухгалтера для ФОП на кінець року

Автор статті: Андрій Гук

Статтю оновлено: 30.09.2025

Ведення бізнесу як ФОП — це не лише надання послуг або продаж товарів, а також відповідальність за бухгалтерію, податки, кадровий облік, складності зі звітністю. Помилки у фінансових або податкових питаннях можуть призвести до штрафів, донарахувань, проблем із контролюючими органами.

Кожен блок (податкові обов’язки, первинні документи, робота з працівниками, управління фінансовим результатом тощо) взаємопов’язаний. Якщо “провалить” один — наслідки можуть прокотитися ланцюжком. Тому важливо розуміти не лише “що треба робити”, а “як усе зв’язується” й діяти системно.

Податкові обов’язки

Види податків, які може сплачувати ФОП

• Єдиний податок — для підприємців на спрощеній системі (єдинники).
• Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — для ФОП на загальній системі або як податкова база, коли це необхідно.
• Військовий збір — 1,5 % від оподатковуваного доходу.
• Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — обов’язковий навіть якщо немає працівників, мінімум встановлюється законом.

На сайті «Львівський Бухгалтер» згадується, що ФОП повинен своєчасно сплачувати податки відповідно до обраної системи оподаткування та ЄСВ за себе або працівників.

Обов’язки щодо звітності

• Податкові декларації (щоквартальні або щорічні, залежно від групи).
• Звіт з ЄСВ.
• Якщо є наймані працівники — форми 1-ДФ, інші звіти.
• Як мінімум — вести облік доходів/витрат, щоб мати дані для податкових декларацій.

Перевірка звітності

Контроль з боку податкової служби — це реальна частина життя ФОП.

• На сайті «Львівський Бухгалтер» в блозі згадується, що податкова проводить різні види перевірок, і навіть ті підприємці, які “все роблять”, можуть бути перевірені.
• Під час перевірки звітність, первинні документи, кореспонденція, акти й інша документація мають бути на руках або доступні.
• Недотримання строків, неточності в деклараціях або втрачена первинка — критичні “червоні прапорці” для перевіряючих.
• Результат перевірки — донарахування, штрафи, пеня, вимога надати документи, пояснення.

Тому потрібно готуватися до перевірок постійно — вести все акуратно, зберігати документи, мати системи контролю.

Первинні документи

Це “м’язи” бухгалтерії — без них не можна підтвердити ні доходи, ні витрати.

• Навіть ФОП без працівників мусить мати первинні документи: чеки, накладні, акти, рахунки, квитанції тощо.
• Ці документи ляжуть в основу звітів, декларацій, нарахувань.
• Важливо, щоб первинка була правильно оформлена: дати, підписи, назви сторін, суми, назви послуг/робіт.
• Зберігати їх треба протягом строків (про які вже говорили раніше) і організовано, щоб при потребі їх можна було швидко знайти.

Працівники

Якщо у ФОПа є співробітники — додатковий рівень відповідальності й обов’язків.

• ФОП має оформляти працівників офіційно, подавати повідомлення в податкову служби.
• Потрібно вести особові справи, нараховувати зарплатню, утримувати податки й ЄСВ з зарплати працівника.
• Потрібно подавати звіти щодо доходів працівників, 1-ДФ тощо.
• Недотримання законодавчих норм у трудових питаннях може призвести до великих штрафів і позовів.

РРО / ПРРО

Реєстратори розрахункових операцій (РРО) або програмні РРО (ПРРО) — один із “чутливих” інструментів контролю бізнесу.

• На блозі «Львівський Бухгалтер» говорять, що продавці в інтернеті та ті, хто приймає оплату від покупців, мусять застосовувати РРО або ПРРО.
• ФОП повинен зареєструвати РРО/ПРРО, вести касові книги, надсилати фіскальні чеки покупцям.
• Порушення правил використання РРО/ПРРО — штрафи, анулювання прав на РРО, інші санкції.
• Потрібно враховувати специфіку (електронні платежі, онлайн-продажі, фізичні точки продажу) і правильно підбирати формат (апаратний чи програмний).

Фінансовий результат

Фінансовий результат = дохід мінус витрати (за коригуваннями). Це ключовий показник, на основі якого визначають податки, прибуток або збиток.

• У бухгалтерському обліку фінансовий результат аналізують для прийняття управлінських рішень.
• У сфері оподаткування часто обчислюють податкові коригування (податкові різниці) на базі фінансового результату, щоб врахувати законні коригування для податку на прибуток.
• Наприклад: якщо за фінансовим результатом вийшов збиток, можуть бути коригування “додати податкові різниці”, щоб уникнути негативного податкового навантаження.
• Важливо документувати всі коригування, пояснювати їх на підставі нормативів, щоб під час перевірки не “обґрунтовували” їх штрафами.

Резерв на наступний рік

Резерв — це планування “на чорний день” або на покриття майбутніх зобов’язань.

• Резерв може формуватися для покриття можливих збитків, виплат, амортизації або інших потреб.
• Зазвичай резерв відносять на витрати або коригують фінансовий результат у тому періоді, коли створюється.
• У податковому обліку потрібно враховувати, чи дозволено відрахування резервів (у межах норм законодавства) або чи ці відрахування можуть бути “корективно” не прийняті до витрат контролюючими органами.
• Планування резерву дозволяє зменшити ризики непередбачуваних витрат у майбутньому і краще прогнозувати грошові потоки.

Чек-лист у таблиці

Висновок

Цей “екстенсивний” підхід до кожного блоку дозволяє бачити бізнес як систему: податки, документи, працівники, РРО, фінансовий результат і резерв — усе взаємопов’язане.

Якщо хоча б один блок слабкий — можуть бути проблеми з перевірками, штрафи, непередбачувані витрати. Але з правильною організацією можна знизити ризики: вести первинку ретельно, дотримуватись строків, документувати коригування, не “гнатися за економією” в ключових моментах (наприклад, РРО, оформлення працівників).

FAQ

З:Чи потрібно ФОП на єдиному податку вести бухгалтерський облік?

В:Формально повний бухоблік не вимагається, але облік доходів і витрат (книга чи таблиця) та зберігання первинних документів — обов’язкові.

З:Чи можна не мати РРО/ПРРО, якщо продаю лише онлайн?

В:Ні. Якщо приймаєте оплату від покупців (картою, через LiqPay, банківським переказом) — РРО або ПРРО обов’язковий, навіть без фізичної точки продажу.

З:Що буде, якщо забути подати декларацію чи звіт?

В:За несвоєчасну подачу накладають штраф і нараховують пеню. Якщо ж у звіті допущено помилки — їх потрібно виправляти через уточнюючі декларації.

З:Як правильно оформити найманого працівника у ФОПа?

В:Необхідно укласти трудовий договір або цивільно-правовий контракт, подати повідомлення в податкову, нараховувати зарплату, податки й ЄСВ.

З:Чи можу я зберігати документи лише в електронному вигляді?

В:Так, якщо це скан-копії чи електронні документи з підписами, доступні для перевірки. Проте краще поєднувати електронне й паперове зберігання.

З:Який строк зберігати первинні документи ФОПа?

В:Мінімум — 3 роки (1095 днів), але для операцій з нерезидентами — 5 років, для контрольованих операцій — 7 років. Бухгалтери радять тримати 5–7 років для безпеки.

З:Чи потрібно формувати резерв, якщо я ФОП-єдинник?

В:Закон прямо не зобов’язує. Але як інструмент планування фінансів (на податки, витрати, непередбачувані ризики) резерв дуже корисний.