Найпоширеніші помилки ФОП у бухобліку, що ведуть до штрафів

Для ФОП правильний бухгалтерський облік — це не формальність, а справжня опора для бізнесу. Він допомагає не лише виконувати вимоги закону, а й захищає від зайвих фінансових ризиків. Навіть невеликі помилки у звітності чи податкових розрахунках можуть обернутися штрафами, пенею або втратою права працювати на спрощеній системі оподаткування. При цьому більшість штрафів виникає через банальні помилки, а не через навмисне ухилення. Часто підприємці недооцінюють, наскільки важливий своєчасний і точний облік, хоча саме він дає змогу бачити реальні доходи й витрати, контролювати фінанси та спокійно розвивати бізнес.

Основні помилки ФОП у бухгалтерському обліку:

«Несвоєчасна подача звітності – штраф 340–1020 грн.»

• Згідно з пунктом 120.1 статті 120 Податкового кодексу України (ПКУ), неподання або несвоєчасне подання податкових декларацій (розрахунків) та іншої звітності, обов’язок подання якої передбачений ПКУ, тягне за собою штраф у розмірі 340 грн за кожне таке неподання або несвоєчасне подання.
• Якщо протягом року до платника вже було застосовано штраф за таке порушення — повторне неподання або затримка звітності карається штрафом 1020 грн за кожен випадок.

У статті «Квартальна звітність ФОП 2024: все, що необхідно знати» на сайті Львівський Бухгалтер зазначено, що:

«Перше порушення — 340 грн. Повторні порушення — 1020 грн за кожне неподання або несвоєчасне подання.»

«Несвоєчасна або неповна сплата податків – штраф 10–20% від боргу + пеня.»

Несвоєчасна або неповна сплата податків для ФОП тягне за собою фінансову відповідальність. Відповідно до Податкового кодексу України, якщо підприємець не сплатив податок у встановлений строк, до нього застосовується штраф: 5% або 10% залежно від строку прострочення, а у випадку умисності порушення — до 25% від суми несплаченого податку.

Окрім штрафу, на заборгованість нараховується пеня, яка розраховується за кожен день прострочення, починаючи з першого дня після граничного строку сплати, у розмірі 120% річної облікової ставки Національного банку України, що діє на відповідний день.

Таким чином, навіть невелика затримка з оплатою податків може призвести до додаткових фінансових витрат, які зростають із кожним днем прострочення. Для ФОП це означає не лише ризик втратити кошти на штрафи й пеню, а й зіпсувати свою податкову історію. Своєчасна звітність і дисципліна у податках – найкращий захист від перевірок.

 «Неправильне ведення книги обліку доходів або її відсутність – штраф 510–1020 грн.»

Неправильне ведення книги обліку доходів або її відсутність для ФОП є порушенням податкового законодавства. З 2021 року обов’язок вести паперову книгу скасовано — її замінила електронна форма обліку (п. 296.1 ПКУ). Відповідно до Податкового кодексу України та офіційних роз’яснень ДПС, кожен підприємець на спрощеній системі зобов’язаний вести облік своїх доходів у встановленій електронній формі.

Якщо електронний облік заповнюється з помилками, ведеться неналежним чином або взагалі не ведеться, податкова може застосувати фінансові санкції:

• 510 грн — за перше виявлене порушення;
• 1020 грн — за повторне порушення протягом року.

Окрім штрафів, у підприємця виникають додаткові ризики:

• у разі перевірки контролюючі органи можуть визнати доходи недостовірними, що призведе до донарахування податків;
• за відсутності правильної електронної книги важко довести реальний розмір доходів, що створює підґрунтя для спорів із податковою;
• помилки у записах можуть стати підставою для втрати права на спрощену систему оподаткування.

Таким чином, для ФОП правильне та своєчасне ведення електронної книги обліку доходів — не формальність, а важливий обов’язок, невиконання якого безпосередньо тягне за собою штрафи у розмірі 510–1020 грн і додаткові фінансові ризики.

 «Відсутність або неправильне оформлення первинних документів – від 510 грн.»

Відсутність або неправильне оформлення первинних документів — одна з поширених проблем у роботі ФОП. Відповідно до Податкового кодексу України, усі господарські операції мають підтверджуватися первинними документами (акти, накладні, чеки, квитанції тощо). Саме вони є підставою для визначення доходів і витрат підприємця, а також для формування звітності. Відсутність документів часто гірша, ніж помилки у них: краще мати неповний пакет, ніж зовсім нічого.

Якщо первинні документи відсутні або оформлені з порушеннями, податковий орган може:

• визнати витрати недійсними;
• донарахувати податки та збори;
• накласти штраф.

Розмір штрафу за такі порушення, відповідно до Податкового кодексу, зазвичай починається від 1020 грн, залежно від виду документа та обставин. Це значно відрізняється від загальних штрафів за інші порушення. У разі повторного порушення протягом року сума штрафу може зрости ще більше.

Окрім фінансових санкцій, відсутність належним чином оформлених документів створює ризик втрати права на підтвердження витрат, ускладнює взаємини з контрагентами, а під час перевірок — значно підвищує ймовірність конфліктів із контролюючими органами.

Таким чином, для ФОП правильне ведення та зберігання первинних документів — це обов’язок, який безпосередньо впливає на податкову безпеку бізнесу. Навіть один відсутній або неправильно оформлений документ може коштувати підприємцю штраф від 1020 грн і більше.

 «Ігнорування РРО/ПРРО – штраф 100–150% від суми продажу.»

Ігнорування РРО/ПРРО (реєстраторів розрахункових операцій або програмних РРО) є серйозним порушенням, яке прямо регулюється Законом України «Про застосування РРО у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податковим кодексом України. РРО/ПРРО – це контроль і прозорість, які з часом допомагають бізнесу, а не лише додають обов’язків.

ФОП, які зобов’язані застосовувати РРО чи ПРРО (наприклад, у сфері торгівлі чи послуг), повинні проводити всі розрахункові операції через ці системи та видавати клієнтам відповідні чеки. Штрафи застосовуються лише до тих підприємців, які за законом зобов’язані використовувати РРО/ПРРО. Якщо підприємець цього не робить, контролюючі органи мають право застосувати значні штрафи:

• 100% від вартості проданих товарів (робіт, послуг) — за перше виявлене порушення;
• 150% від вартості продажу — за повторне порушення.

Такі санкції застосовуються у випадках, коли підприємець:

• не застосував РРО/ПРРО під час розрахунків;
• не видав покупцеві фіскальний чек;
• провів операцію на непрацюючому або незареєстрованому пристрої;
• приховав частину обороту, не відобразивши його у звітності.

Окрім фінансових наслідків, ігнорування РРО створює ризик донарахувань податків та підвищеної уваги з боку контролюючих органів у майбутньому.

Таким чином, для ФОП застосування РРО/ПРРО — не бюрократична формальність, а вимога закону, і її ігнорування може коштувати не лише репутації, а й значних сум — у розмірі 100–150% від суми продажу.

«Неоформлені працівники – штраф до 10 мінімальних зарплат.»

Неоформлені працівники — один з найсерйозніших ризиків для малого бізнесу. Це порушення трудового та податкового законодавства, яке несе фінансову відповідальність для ФОП. Згідно з Законом України «Про оплату праці», Кодексом законів про працю України та практикою Держпраці, кожен роботодавець зобов’язаний оформлювати працівників офіційно, укладаючи трудовий договір та сплачуючи відповідні податкові та соціальні внески.

Якщо ФОП допускає найм працівників без належного оформлення:

• контролюючі органи (ДПС, Держпраця) можуть накласти штраф;
• розмір штрафу становить до 10 мінімальних заробітних плат за кожного неоформленого працівника на момент перевірки;
• додатково роботодавець зобов’язаний нарахувати і сплатити всі пропущені внески на соціальне страхування за період роботи неоформлених працівників.

Такі порушення також тягнуть за собою ризики для самого підприємця: перевірки Держпраці можуть завершитися забороною на роботу певних підрозділів або бізнесу, а податкові наслідки — донарахування податків та штрафів.

Таким чином, для ФОП правильне оформлення працівників — не формальність, а законний обов’язок. Ігнорування цієї вимоги може коштувати значних сум: до 10 мінімальних зарплат за одного працівника, або більше — залежно від кількості неоформлених осіб та результатів перевірки.

 «Помилки у виборі чи зміні системи оподаткування – ризик донарахування податків.»

Помилки у виборі чи зміні системи оподаткування можуть призвести до серйозних фінансових наслідків для ФОП. Відповідно до Податкового кодексу України, підприємець має право обирати систему оподаткування (загальну або спрощену) та змінювати її у встановлені законом строки. Невірний вибір або несвоєчасна зміна системи оподаткування створює ризик донарахування податків і штрафних санкцій.

Основні наслідки помилок у системі оподаткування:

• Донарахування податків — якщо ФОП працював на неправильній системі або подавав звітність із невірними даними;
• Штрафи за порушення строків реєстрації чи зміни системи оподаткування — згідно з ПКУ та роз’ясненнями ДПС, штрафи можуть становити від 170 грн до кількох тисяч гривень залежно від типу порушення;
• Втрати податкових пільг — наприклад, у разі порушення умов спрощеної системи підприємець може втратити право на єдиний податок і перейти на загальну систему оподаткування;
• Додаткові перевірки з боку контролюючих органів, що створює адміністративні та фінансові навантаження.

З метою уникнення цих ризиків ФОП слід:

• уважно відстежувати строки подання заяв про перехід на іншу систему оподаткування;
• консультуватися з офіційними джерелами (ДПС, ЗІР, податкові консультації);
• вести точний облік доходів та витрат відповідно до обраної системи оподаткування.

Таким чином, помилки у виборі або зміні системи оподаткування — це не лише ризик фінансових втрат, а й потенційні додаткові перевірки та адміністративні санкції.

Інші поширені помилки: «нульові» декларації при доходах, використання особистих карток, відсутність резерву для податків.

• «Нульові» декларації при наявності доходів — подання недостовірних даних, що кваліфікується як порушення ПКУ (ст. 123) і може призвести до донарахування податків та застосування штрафів.
• Використання особистих карток для бізнес-операцій — саме по собі не є прямим порушенням закону, але ускладнює облік доходів і витрат і може стати підставою для донарахування податків у разі перевірки. Це слід розглядати як ризик, а не автоматичне порушення.
• Відсутність резерву для сплати податків — ризик прострочень, нарахування пені та штрафів, якщо підприємець не сплатить податки вчасно.

Ці помилки часто виникають через недооцінку важливості правильного обліку та планування фінансів. Навіть невеликі порушення можуть обернутися додатковими витратами для ФОП.

Як уникнути помилок: онлайн-бухгалтерія, календар звітності, консультації бухгалтера, аутсорсинг.

Як уникнути помилок ФОП: онлайн-бухгалтерія, календар звітності, консультації бухгалтера, аутсорсинг. Онлайн-бухгалтерія та аутсорсинг дешевші, ніж сплата штрафів. Використання цих інструментів допомагає вести точний облік, своєчасно подавати декларації та РРО-звітність, а також зменшити фінансові та податкові ризики.

Висновок: чому краще вести облік правильно, ніж платити штрафи

Вести облік правильно — це як тримати бізнес під контролем. Ти бачиш, куди йдуть гроші, спокійно плануєш витрати і знаєш, що податкова перевірка не застане зненацька. Краще трохи часу і коштів витратити на онлайн-бухгалтерію, календар звітності або консультації, ніж потім гасити штрафи й пеню. Правильний облік рятує і нерви, і гаманець.