Як перевірити свого бухгалтера: чекліст для ФОП

У ФОПів є дві основні категорії проблем із бухгалтерами:

1. Бухгалтер нічого не робить – підприємець дізнається про це від податкової або банку.
2. Бухгалтер робить, але підприємець не розуміє, що саме, і не може перевірити результати.

Щоб уникнути неприємностей, варто мати повний чекліст. Він допоможе:

• перевірити, чи виконує бухгалтер базові обов’язки;
• зрозуміти, які помилки критичні;
• контролювати роботу навіть без глибоких знань бухгалтерії.

Що бухгалтер має робити щомісяця

1.1. Контроль податків

Щомісяця бухгалтер має ретельно перевіряти стан податкових платежів, щоб уникнути накопичення боргів і штрафів.

Обов’язки:

• Перевірка наявності податкових боргів у кабінеті платника податків. Це дозволяє відстежити навіть ті суми, про які підприємець може не знати.
• Контроль сплати податків:
  • ЄП (1–3 група) – щомісяця сплачується фіксована сума податку. Наприклад, для ФОП на 3 групі з річним доходом до 7,818 млн грн бухгалтер має контролювати, щоб платіж здійснювався вчасно, у повному обсязі.
  • ЄСВ — сплачується щомісяця або поквартально, залежно від року та правил для ФОП.

Бухгалтер повинен надати ФОПу повний пакет інформації про платежі, який включає:

• реквізити для оплати;
• суму податку;
• дату сплати;
• підтвердження перерахування коштів у бюджет (квитанції або PDF-звіт).

Порада для ФОПа: навіть якщо бухгалтер надає всі дані, варто щомісяця перевіряти їх самостійно через електронний кабінет платника податків, щоб уникнути сюрпризів.

1.2. Перевірка доходів та ліміту групи

Щомісячний контроль доходів – ще один ключовий аспект роботи бухгалтера.

Обов’язки бухгалтера:

• Звіряти фактичні надходження на банківський рахунок із записами в обліковій системі. Наприклад, якщо на рахунок надійшли 5 переказів від клієнтів, бухгалтер має переконатися, що вони коректно внесені в таблицю доходів.
• Вести облік доходів у таблиці (Google Sheets або Excel), де фіксуються: дата надходження, сума, джерело, комісії банку, курс конвертації та розрахунок податків.
• Контролювати ліміт групи ФОП:
  • 1 група – 1 118 900 грн;
  • 2 група – 5 587 800 грн;
  • 3 група – 7 818 900 грн.

Якщо дохід наближається до ліміту, бухгалтер повинен попередити підприємця завчасно, щоб уникнути перевищення та штрафів. Наприклад, якщо залишилося 50 000 грн до ліміту 3 групи, підприємець має отримати попередження і розглянути, чи не варто змінити групу або перенести доходи на наступний рік.

Порада для ФОПа: регулярно перевіряйте таблицю доходів самостійно – навіть базова перевірка допоможе вчасно помітити помилки.

1.3. Перевірка РРО/ПРРО (якщо застосовується)

Якщо ФОП використовує РРО або ПРРО, бухгалтер повинен щодня контролювати касові операції та звіти.

Щомісячні обов’язки:

• Контроль щоденних Z-звітів, щоб всі операції за день були відображені коректно.
• Звірка сум чеків з банківськими надходженнями. Наприклад, якщо сума по чеку 1 500 грн, а на рахунок надійшло 1 450 грн, бухгалтер повинен пояснити різницю (комісія банку, округлення).
• Попередження про порушення касової дисципліни: неправильне пробивання чеків, відсутність Z-звітів або спроби приховати готівку – все це критично для податкової перевірки.

Порада: навіть якщо ФОП працює з онлайн-послугами, важливо переконатися, що всі електронні чеки збережені та коректно відображені в обліку.

1.4. Контроль працівників (якщо є наймані)

Для ФОП, який має найманих працівників, щомісячний контроль – життєво необхідний, бо помилки призводять до штрафів.

Обов’язки бухгалтера:

• Нарахування зарплати без помилок у сумі або даті.
• Відпустки та лікарняні – правильно враховані та внесені до звітності.
• Своєчасне внесення працівників у звітність до податкової.
• Сплата податків за працівників: ЄСВ, ПДФО, військовий збір.

Порада для ФОПа: перевіряйте суму нарахованої зарплати та податки в особистому кабінеті на сайті ДПС. Це дозволяє виявити помилки ще до подання звітності.

Що бухгалтер має робити щокварталу

2.1. Подання звітності щокварталу

Щоквартально бухгалтер має виконувати комплексну роботу із подання звітності, щоб ФОП залишався у правовому полі та не отримував штрафів.

Основні обов’язки:

• Декларація ФОП 3 групи. Бухгалтер готує і подає декларацію про доходи та єдиний податок за квартал. Важливо не лише подати декларацію, а й перевірити правильність зазначених сум доходів, податку та ЄСВ, щоб уникнути невідповідностей із банківськими виписками та надходженнями.
• Об’єднана звітність ЄСВ + ПДФО + ВЗ (якщо є наймані працівники). Це дозволяє контролювати податкові зобов’язання щодо працівників, уникати боргів і штрафів, а також правильно розраховувати внески за лікарняні та відпустки.
• Пересилання квитанцій 1 і 2 клієнту. Квитанції є підтвердженням того, що декларації подані і прийняті податковою. Квитанція №2 – особливо важлива, бо це офіційний доказ подачі, який можна надати під час перевірки чи при фінмоніторингу банку.

Порада для ФОПа: не покладатися повністю на бухгалтера. Перевіряйте, що декларації подані вчасно, та зберігайте квитанції у власному архіві (Google Drive або паперовий). Це економить час і нерви під час перевірок.

2.2. Перевірка «стану розрахунків»

Щоквартально бухгалтер повинен надати ФОПу повний звіт про стан розрахунків з податковою, щоб підприємець міг оцінити фінансове здоров’я бізнесу та потенційні ризики.

Що входить у цей блок:

• Скрін або PDF стану рахунку в ДПС. Це дозволяє переконатися, що податки та ЄСВ сплачено вчасно, і немає боргів. ФОП бачить актуальний стан рахунку, навіть якщо бухгалтер робив коригування.
• Підтвердження відсутності боргів. Бухгалтер повинен явно зазначити, що на даний момент немає заборгованості за ЄП, ЄСВ, ПДФО або ВЗ. Якщо борги є – потрібно пояснити причину і надати план їх погашення.
• Попередження про можливі ризики. Бухгалтер має перевіряти та повідомляти ФОПа про всі потенційні проблеми:
  • Доходи: чи не перевищено ліміт групи; чи всі надходження враховані в обліку.
  • Ліміт групи: своєчасне попередження про наближення до межі доходу.
  • РРО/ПРРО: перевірка правильності ведення чеків та звітності.
  • Персональні дані: чи внесено всіх працівників до обліку; чи немає помилок у даних.
  • Неоформлені працівники: попередження про випадки, коли хтось працює неофіційно або дані про працівників не внесено у звітність.

Порада для ФОПа: вимагайте від бухгалтера щоквартальні звіти у письмовому вигляді, навіть якщо здається, що всі платежі і так проходять. Це дозволяє:

• вчасно виявити помилки;
• уникнути штрафів та пені;
• планувати розвиток бізнесу без несподіваних фінансових сюрпризів.

Додатково: можна вести власну Google Sheet, куди щоквартально вносити дані про доходи, податки та ЄСВ, паралельно з бухгалтерською інформацією. Це забезпечує повний контроль і прозорість.

Що бухгалтер має робити щорічно

3.1. Річні декларації

Щороку бухгалтер має підготувати та подати всі необхідні декларації, щоб ФОП залишався у правовому полі та не отримував штрафів.

Основні обов’язки:

• Річна декларація єдинника 1-2 групи. Це підсумкова звітність про доходи та сплату єдиного податку за рік. Бухгалтер перевіряє всі доходи, що надійшли протягом року, звіряє їх із банківськими виписками, інвойсами та договорами.
• Річна декларація про майновий стан (для ФОП на загальній системі). Ця декларація показує майновий стан підприємця та доходи, отримані протягом року. Бухгалтер має перевірити правильність всіх даних, щоб уникнути конфліктів з податковою.
• Річна об’єднана звітність (якщо є працівники). Включає ЄСВ, ПДФО та військовий збір за рік. Бухгалтер звіряє, що всі нарахування та виплати здійснені коректно, і надає підтвердження, що звітність подана вчасно.

Порада для ФОПа: не залишайте цю роботу «на потім». Перевірте, що бухгалтер подав декларації, і зберігайте копії у власному архіві, щоб мати доказ у разі перевірки податкової.

3.2. Підготовка річного звіту для ФОПа

Повинен надати:

• таблицю доходів;
• сумарні податки;
• архів документів за рік;
• рекомендації на наступний рік (зміна групи, додавання КВЕДів).

Рекомендації на наступний рік. Бухгалтер повинен порадити:

• чи варто змінювати групу ФОП;
• чи потрібне додавання нових КВЕДів для нових видів діяльності;
• які платежі слід оптимізувати, щоб уникнути штрафів;
• чи потрібно оновлювати договори або шаблони інвойсів.

Порада для ФОПа: перевіряйте річний звіт разом із бухгалтером, щоб упевнитися, що всі дані повні та коректні. Це також допомагає планувати податкове навантаження та інвестиції на наступний рік.

3.3. Перевірка строків зберігання документів

Ще одна важлива задача бухгалтера – нагадати ФОПу про строки зберігання документів, які регламентуються законодавством.

Основні правила:

• Документи, які зберігаються 3 роки. Зазвичай це щомісячні та щоквартальні звіти, інвойси, договори, акти виконаних робіт. Вони потрібні для внутрішнього контролю та перевірки податковою протягом трьох років після подачі декларації.
• Документи, які зберігаються 7 років. Це архівні папери, фінансова звітність, документи по РРО/ПРРО, договори з постачальниками та клієнтами, які можуть бути використані при перевірках, податкових спорах або фінансовому аудиті.
• Документи, потрібні для перевірки податкової. Це:
  • декларації та квитанції про їх подання;
  • підтвердження сплати податків;
  • документи по касових апаратах;
  • внутрішній облік доходів і витрат;
  • договори та інвойси на великі платежі або іноземні операції.

Порада для ФОПа: не сподівайтеся, що бухгалтер завжди пам’ятає строки. Заведіть власний архів і щороку перевіряйте, що всі документи зберігаються правильно та легко доступні.

 «Червоні прапорці»: ознаки поганого бухгалтера

1. Не надсилає квитанції – особливо №2, що підтверджує подання декларації.
2. Не веде облік доходів, покладаючись лише на банківську виписку.
3. Не попереджає про наближення ліміту групи.
4. Ігнорує ЄСВ – борг накопичується автоматично.
5. Помилки у звітності: неправильна дата, сума, група, запізніле подання.
6. Не пояснює, за що і чому ви платите – фрази типу «так треба».
7. Не інформує про зміни в законодавстві.
8. Зникає перед строками звітності.

Як розпізнати помилки бухгалтера та уникнути штрафів

5.1. Перевірка в Кабінеті платника податків

Щонайменше раз на місяць ФОП повинен самостійно зайти в електронний кабінет платника податків і переконатися, що всі дані коректні та актуальні. Це займає 2–5 хвилин, але дозволяє вчасно виявити помилки та уникнути штрафів.

Що саме потрібно перевірити:

• Стан розрахунків. Тут видно всі податкові зобов’язання, переплати та заборгованості. Якщо щось не так – це перший сигнал, що бухгалтер міг пропустити платіж або подати декларацію некоректно.
• Подані декларації. Переконайтеся, що декларації за відповідні періоди дійсно надіслані – інколи бухгалтер може не відправити її або відправити її з помилками.
• Боргів бути не повинно. Навіть кілька гривень боргу можуть перетворитися на штраф або заблокувати реєстрацію ПН при роботі з ПДВ.
• Правильність КВЕДів. Перевіряйте, що всі ваші види діяльності присутні в реєстрі. Відсутній КВЕД – це ризик визнання доходу незаконним для єдинника.
• Реєстрація РРО/ПРРО. Якщо ви використовуєте касовий апарат або програмний РРО, перевіряйте, чи вірно вони зареєстровані і чи не зʼявилися якісь нові вимоги чи помилки.

5.2. Таблиця доходів

Щоб уникнути плутанини і помилок у звітності, доходи потрібно вести в окремій таблиці. Навіть якщо бухгалтер веде свій облік, у ФОПа має бути копія.

Що має містити таблиця доходів:

• Дата надходження коштів. Важливо фіксувати саме дату зарахування, а не дату інвойсу чи оплати клієнтом.
• Сума та валюта. Якщо платежі надходять у доларах чи євро – важливо вказувати курс конвертації.
• Джерело доходу. Клієнт, контракт, платформа (Upwork, Payoneer, Shopify).
• Комісії банку або платіжної системи. Це дозволяє правильно порахувати чистий дохід.
• Курс валют, якщо надходження іноземні. Це важливо для коректного визначення доходу у гривні.
• Розрахунок податків. Має бути зрозуміло, яку суму податку потрібно сплатити і чому.

Така таблиця – ключовий документ, який може врятувати вас під час фінмоніторингу або перевірки податкової.

5.3. Зберігати документи самостійно

Навіть якщо бухгалтер має окремий архів, ФОП зобовʼязаний мати власну копію всіх документів. Найнадійніше зберігати документи у хмарі:

Рекомендовані сервіси:

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive

Що потрібно зберігати:

• Інвойси. Кожен рахунок має відповідати конкретному платежу.
• Договори. В ідеалі – один договір на рік із додатковими угодами, або окремий договір під кожну послугу.
• Акти виконаних робіт. Важливо, якщо у вас нерезидент-клієнт або великий контракт.
• Банківські виписки. Бажано у PDF та XLS – виписки часто запитують банки та фінмоніторинг.

Порада: створіть структуру папок «Рік – Місяць – Документи». Це максимально спрощує навігацію.

5.4. Контроль строків подачі звітності

Різні групи ФОП мають різні звітні періоди. Стежити за ними повинен бухгалтер, але підприємець також має розуміти загальні правила, щоб запобігти простроченню.

Основні строки:

• ФОП 1–2 групи – річна декларація. Подання один раз на рік.
• ФОП 3 групи – поквартальна декларація. Подається чотири рази на рік, навіть якщо доходів не було.
• ЄСВ – щомісяця або поквартально (залежить від актуальних правил на рік).
• Зарплата – щомісяця. Якщо є працівники, бухгалтер зобов’язаний вчасно подавати обʼєднану звітність.

Пропуск строків = штрафи та питання від податкової.

5.5. Ревізія бухгалтера раз на рік

Раз на рік ФОП повинен провести «аудит бухгалтера». Це не складно і займає 20-30 хвилин, але дозволяє уникнути великих проблем.

Що потрібно перевірити:

• Відповідність доходів і декларацій. Звірте надходження з вашого банку з цифрами в деклараціях.
• Відсутність боргів. Інколи борг виникає через технічну помилку бухгалтера або неправильну оплату.
• Внесення виправлень. Якщо були помилки в деклараціях – переконайтеся, що подані уточнення.
• Квитанції №2 на всі декларації. Це головне підтвердження того, що декларацію прийнято податковою. Без квитанції декларація вважається не поданою.

Короткий чекліст для ФОПа

Щомісяця:

• перевірка податків, ЄП, ЄСВ;
• звірка надходжень;
• ведення обліку доходів;
• контроль РРО/ПРРО;
• перевірка боргів.

Щокварталу:

• подання декларації 3 групи;
• об’єднана звітність (якщо є працівники);
• пересилання квитанцій.

Щороку:

• річна декларація;
• річний звіт для ФОПа;
• архівація документів.

Червоні прапорці:

• відсутність квитанцій;
• борги;
• неправильні суми;
• не веде облік доходів;
• не попереджає про ліміт;
• не відповідає під час звітності.

Висновок

Бухгалтер для ФОПа — партнер, який повинен забезпечити спокій, а не створювати додаткові ризики.

Якщо ви розумієте базові процеси та маєте чекліст, ви контролюєте ситуацію, навіть якщо самі не займаєтесь бухгалтерією.

Бухгалтер може помилятися — але ви не повинні платити за його помилки штрафами.