Як зберігати документи ФОП: строки і правила

Автор статті: Андрій Гук

Статтю оновлено: 30.09.2025

Чому порядок у документах важливий для ФОП

Порядок у документах — це не лише «гарний тон», а фундаментальна складова безпеки бізнесу, мінімізації ризиків та успішного проходження перевірок. Особливо для фізичної особи-підприємця (ФОП) це критично, оскільки:

Податкова служба або інші контролюючі органи можуть зажадати підтвердження доходів, витрат, операцій тощо. Без документів ФОП ризикує бути оштрафованим або донарахованим.

У випадку перевірок або спорів (наприклад, у суді) наявність повних, впорядкованих документів часто є ключовим аргументом.

Порядок у документах дозволяє ефективно вести облік, швидко знаходити інформацію, економити час та уникати плутанини.

З огляду на зміни в законодавстві, строки зберігання документів стали обов’язковими для ФОПів, тож недбалість може призвести до санкцій.

Якщо бізнес зростає або виникають нові операції (працює з контрагентами, експорт/імпорт, виплати нерезидентам і т.д.), правильна документація дає підґрунтя для коректного оподаткування.

Отже, хороша архівація — це не забаганка, а необхідність, особливо в умовах змін в законодавстві та посилення контролю.

Які документи має зберігати ФОП

На сайті «Львівський Бухгалтер» згадується, що навіть ФОП без найманих працівників мусить зберігати первинні документи, що підтверджують операції: чеки, акти виконаних робіт, накладні, інші документи, які брали участь у формуванні суми доходів і витрат.

Загалом перелік документів може бути таким (орієнтовно):

• Первинні документи: акти виконаних робіт, накладні, договори, квитанції, чеки РРО / ПРРО, рахунки, звіти про виконання робіт, акти приймання-передачі тощо.
• Банківські виписки, підтвердження переказів, платіжні доручення.
• Договори з контрагентами: поставки, послуги, оренда, підряди, агентські договори тощо.
• Документи, що підтверджують витрати: рахунки постачальників, накладні, рахунки-фактури, акти списань, транспортні документи.
• Звітна документація: декларації (якщо обов’язково), підтвердження сплати податків (квитанції, платіжні документи), звіти з ЄСВ, інші звіти залежно від системи оподаткування.
• Облікові регістри або журнали, якщо ведуться (наприклад, книга доходів або аналогічний облік доходів/витрат).
• Документи з іноземними контрагентами: інвойси, митні декларації, договори з нерезидентами.
• Документи, пов’язані з контрольованими операціями або трансфертним ціноутворенням (якщо застосовуються).
• Кореспонденція, листування з контролюючими органами, акти перевірок, податкові листи, рішення судів за спорами щодо оподаткування тощо.

Важливо: перелік може змінюватись в залежності від специфіки діяльності, системи оподаткування, використання найманої праці або роботи з нерезидентами.

Строки зберігання документів

Це одне з найбільш важливих питань. Законодавство (зокрема Податковий кодекс України та зміни, внесені останнім часом) встановлює певні мінімальні строки зберігання. Але на практиці часто рекомендують зберігати довше, щоб убезпечитися. Наведу основні положення із джерел:

Законодавчі мінімальні строки:

• Первинні документи для ФОП слід зберігати не менше 1095 днів (тобто 3 календарні роки) від дати подання декларації, для якої ці документи використовувались.
• Нові зміни (Наказ Міністерства юстиції № 40/5 від 4 січня 2024 року) встановили, що для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ФОП має зберігати їх не менше 3 років (п. 1.4 Переліку).
• Деякі документи мають збільшений строк зберігання:
• Для операцій з нерезидентами — 1825 днів (5 років).
• Для документів, які стосуються контрольованих операцій або вимог ст. 39 і 39-2 ПКУ — 2555 днів (7 років).
• У випадку ліквідації ФОП: документи за період бізнесу не менше ніж 1095 днів (або якщо передбачено інші строки) передаються до архіву.
• У «практиці» часто рекомендують для безпеки зберігати документи 5–7 років, навіть якщо мінімум — 3 роки.
• Особливий випадок: якщо підприємство розташоване на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території, закон передбачає пільгові умови: ФОП може повідомити податкову про втрату чи знищення первинних документів, і на цей період податкові перевірки призупиняються.

Практичні поради щодо строків:

• Хоча закон вимагає 3 роки, для більшості ситуацій безпечніше тримати документи 5 років.
• Документи з “ризикованих” операцій (нерезиденти, контрольовані операції, великі контракти) — зберігати за межі мінімального строку.
• Знищення документів дозволене лише тоді, коли минув необхідний строк і щодо звітного періоду вже не може бути проведена податкова перевірка.

Отже, мінімальний строк — 3 роки, але є низка випадків, коли слід зберігати 5 чи навіть 7 років.

Де і як зберігати документи

Правильне зберігання — це не просто тримати купу паперів у коробках. Важливо забезпечити доступність, цілісність, безпеку й надійність. Ось рекомендації:

Місце зберігання:

• Паперові архіви — у спеціально відведеній кімнаті або шафах, у які не потрапляє волога та пряма волога; приміщення повинно бути сухим, провітрюваним, без шкідників.
• Зберігати документи вертикально (на полицях) або в окремих папках/файлах, по роках і за категоріями (доходи, витрати, договори тощо).
• Забезпечити систему нумерації або індексації, щоб швидко знайти потрібний документ.
• У великих обсягах — використовувати архівні картотеки або спеціальні архівні системи.

Електронне зберігання:

• Використовувати сканування та зберігання у форматі PDF або інші стандарти, з індексацією і пошуком.
• Використовувати надійні файлові сервіси чи хмарні рішення (наприклад, Google Drive, Dropbox, спеціалізовані бухгалтерські системи), з резервним копіюванням.
• Важливо, щоб при перевірці контролюючі органи мали можливість отримати доступ до цих електронних документів (копії, файли).
• Зберігати електронні документи в структурі папок за роками, категоріями (доходи, витрати, договори тощо).
• Регулярно дублювати електронні архіви на зовнішні носії чи резервні хранилища.

Організація та система:

Встановити  єдину систему ідентифікації документів: наприклад, код року + категорія + порядковий номер.

• Контроль доступу: лише довірені особи мають право змінювати чи пересунути документи.
• Щорічне «чистіння архіву»: видаляти документи, строки з яких вичерпалися, після відповідного підтвердження чи журналу знищення.
• Вести журнал руху документів — хто брало, коли повернуло.
• У випадку паперового та електронного зберігання — зберігати відповідні метадані: дату сканування, відповідальну особу.

Типові помилки при зберіганні

Щоб не повторювати чужих помилок, наведу основні:

1. Недотримання строків зберігання — знищення документів занадто рано або зберігання занадто довго без потреби.
2. Незрозуміла чи хаотична система зберігання — папки без міток, змішані роки, відсутність індексації.
3. Недостатнє захист від пошкодження — документи піддаються волозі, світлу, шкідникам або пожежі.
4. Відсутність резервних копій — якщо з електронними файлами щось трапиться (злам, втрата диску), все зникне.
5. Хаотичне сканування без метаданих — збереження зображень без назви, дати чи категорії, що ускладнює пошук.
6. Доступ сторонніх осіб або відсутність контролю доступу — хтось може змінити або вилучити документи.
7. Змішування старих організаційних документів із поточними — наприклад, документи до зміни системи оподаткування не винесені окремо.
8. Невідновлення втрачених документів — в разі втрати документів не вживаються дії з відновлення або повідомлення контролюючим.
9. Ігнорування змін у законодавстві — не врахування нових строків зберігання або нових вимог.

Що робити при втраті документів

Втратити документи — ризик, але існують кроки, які можуть мінімізувати наслідки:

1. Спробувати відновити документи:

• Звернутися до контрагентів, постачальників, банків за копіями накладних, актів, виписок.
• Перевірити електронні бази, резервні копії комп’ютера, архіви, пошти.

2. Повідомлення в податковий орган:

• Для ФОПів, які працюють в зоні бойових дій або тимчасово окупованій території, закон надає право повідомити податкову про втрату чи знищення первинних документів. На період такого повідомлення — перевірки тимчасово призупиняються.
• Якщо втрачено документи, треба скласти акт про втрату і долучити пояснення — у разі перевірки це може бути аргументом.

3. Зберігати копії всіх отриманих «нових» версій:

• Якщо ви отримали нові копії документів — ставте мітки, що це відновлені документи, з датою отримання.

4. Приготувати пояснювальну записку або лист до контролюючого органу, якщо це вимагатимуть у перевірці

5. Створити систему резервного копіювання, щоб не допустити повторення втрати.

Втратити документи — серйозна ситуація, але з правильним підходом можна зменшити негативні наслідки.

Висновок

Порядок у документах — це не просто «зручність», це щит бізнесу. Особливо для ФОП важливо:

• Знати, які документи зберігати, від первинних до договорів та звітів.
• Розуміти строки зберігання — закон вимагає мінімум 3 роки (1095 днів), але часто доводиться зберігати 5 чи 7 років для «ризикових» документів.
• Забезпечити правильне місце та спосіб зберігання — паперовий архів, електронні копії, резервні копії, системна структура.
• Уникати типових помилок — хаосу, непомітного зберігання, відсутності контролю доступу чи резервів.
• Якщо втратились документи — діяти: відновити, повідомити, пояснити.

FAQ

З:Чи зобов’язаний ФОП на єдиному податку зберігати первинні документи?

В:Так. Хоча раніше була плутанина, зараз закон прямо зобов’язує ФОП зберігати первинні документи (чеки, акти, накладні тощо).

З:Мінімальний строк зберігання документів — це завжди 3 роки?

В:Ні. 3 роки — загальне правило, але для деяких операцій (наприклад, з нерезидентами чи контрольованих операцій) строк довший — 5 або навіть 7 років.

З:Якщо документи загубились, чи будуть штрафи?

В:Сам факт втрати не карається. Але якщо під час перевірки ФОП не зможе підтвердити операції, податкова може донарахувати податки і штрафи. Тому важливо відновлювати втрачені документи.

З:Чи можна зберігати документи тільки в електронному вигляді?

В:Так, але вони мають бути доступні для перевірки (з цифровим підписом або скан-копіями, які підтверджують автентичність). Найкраще поєднувати паперові оригінали та електронні копії.

З:Що робити з документами після закінчення строку зберігання?

В:Можна знищити, але бажано скласти акт знищення. Це захистить у випадку, якщо податкова запитає, чому документів немає.

З:Чи треба зберігати книгу обліку доходів у 2025 році?

В:Залежить від системи оподаткування. Для єдинників 1–2 груп книга залишається обов’язковою, для 3-ї групи — можна вести в довільній формі (електронно).