В Україні податкові перевірки — тема, яка викликає найбільше запитань у підприємців. Навіть якщо ви акуратно ведете діяльність, здаєте звітність і сплачуєте податки, це не гарантує, що до вас не завітає інспектор.
У цій статті ми розглянемо:
- які бувають перевірки для ФОП;
- за якими критеріями обирають підприємців;
- які документи просять під час перевірки;
- які штрафи накладають найчастіше;
- як підготуватися до перевірки, щоб зберегти спокій і гроші.
1. Які бувають перевірки у ФОП
Податкова служба проводить різні види контролю, але для підприємців на практиці найчастіше трапляються планові та позапланові перевірки.
Планові перевірки
Планові перевірки передбачені Податковим кодексом і вносяться у спеціальний річний план-графік. Цей документ є публічним: будь-який підприємець може завантажити його із сайту Державної податкової служби та перевірити, чи внесений туди його ФОП.
Особливості:
- про перевірку зазвичай повідомляють заздалегідь офіційним листом або повідомленням;
- тривалість для фізичних осіб-підприємців — до 10 робочих днів, із можливістю продовження ще максимум на 5 днів;
- перевіряють правильність сплати податків (єдиного, ЄСВ, ПДФО, військового збору), правильність ведення звітності, наявність РРО/ПРРО, оформлення працівників, первинну документацію.
Приклад: ФОП другої групи займається торгівлею одягом у магазині. Інспектори перевіряють, чи всі продавці офіційно оформлені, чи своєчасно сплачуються податки, чи видаються чеки через касовий апарат.
Позапланові перевірки
Ці перевірки проводяться тоді, коли є підстави вважати, що підприємець порушує законодавство.
Типові підстави:
- неподання або несвоєчасне подання декларацій;
- несплата податків у строк;
- розбіжності між звітністю підприємця та його контрагентів;
- скарги від клієнтів чи працівників;
- робота без касового апарата чи ліцензії там, де це обов’язково;
- підозра у фіктивних операціях.
Приклад: покупець поскаржився, що йому не видали чек у магазині. Податкова має право провести фактичну перевірку без попередження — прийти «на місце» та перевірити роботу каси.
2. Як обирають підприємців для перевірок
Податкова не може фізично перевірити всіх підприємців, тому застосовує систему ризиків.
Основні критерії:
- Затримки у звітності. Якщо підприємець регулярно подає декларації із запізненням, він автоматично потрапляє у групу ризику.
- Невідповідність оборотів і доходів. Наприклад, великі закупівлі або великі обсяги продажу через маркетплейси при мінімально задекларованих доходах.
- Значні витрати без відповідних доходів. Це може виглядати як спроба приховати реальний прибуток.
- Робота з контрагентами, які визнані ризиковими або вже перевіряються податковою.
- Використання неоформленої праці. Інформацію про це податкова може отримати від Пенсійного фонду чи Держпраці.
- Відсутність касового апарату у сфері, де він є обов’язковим, наприклад в інтернет-магазині.
- Часта зміна КВЕДів чи системи оподаткування. Це може сигналізувати про спроби уникнути податкового навантаження.
3. Які документи просять під час перевірки
Перелік залежить від того, на якій системі оподаткування працює підприємець, але загалом податкова може вимагати:
- податкові декларації: єдиний податок, об’єднана звітність з ЄСВ та ПДФО;
- книгу обліку доходів (для спрощенців, які її ведуть);
- первинні документи: договори з контрагентами, акти виконаних робіт, накладні, рахунки;
- кадрові документи: трудові договори, накази про прийняття, цивільно-правові угоди;
- касову документацію: чеки, Z-звіти, електронні дані ПРРО, КОРО (якщо є);
- ліцензії, якщо діяльність потребує спеціальних дозволів (наприклад, алкоголь, тютюн, фармацевтика).
Важливо: податкова не має права вимагати документи, які не стосуються підприємницької діяльності (наприклад, особисті чеки чи витрати на побутові товари).
4. Які штрафи загрожують ФОП
Найпоширеніші штрафи, з якими стикаються підприємці:
- несвоєчасна подача звітності — 340–1020 грн;
- несплата податків у строк — 10% від боргу при першому випадку і 20% при повторному;
- відсутність касового апарату або невидача чеку — 100% вартості товару чи послуги при першому порушенні, 150% — при повторному;
- використання праці без оформлення — до 10 мінімальних зарплат за кожного працівника;
- торгівля без ліцензії — від 17 000 грн;
- відсутність підтверджуючих документів — 510–1020 грн.
Приклад: якщо ФОП продав товар на 5000 грн без чеку, податкова може накласти штраф у розмірі 5000 грн. Якщо ситуація повториться, штраф зросте до 7500 грн.
5. Як підготуватися і уникнути проблем
Основні правила безпеки підприємця:
- регулярно перевіряйте себе у плані-графіку перевірок ДПС;
- завжди подавайте звітність вчасно, навіть якщо вона «нульова»;
- зберігайте всі первинні документи не менше трьох років (а краще п’яти чи семи);
- використовуйте сучасні онлайн-сервіси для ведення бухгалтерії або делегуйте ці завдання аутсорсинговому бухгалтеру;
- офіційно оформлюйте всіх працівників, навіть якщо вони працюють неповний день;
- встановлюйте і використовуйте РРО/ПРРО там, де це обов’язково.
6. FAQ (питання-відповіді)
Чи можуть перевірити ФОП без попередження?
Так, у випадку фактичних перевірок. Це відбувається, коли є підозра на порушення або отримано скаргу.
Чи можна не допустити податкову до перевірки?
Можна, якщо інспектори не мають належних документів — наказу і направлення. Однак потрібно діяти обережно і бажано проконсультуватися з юристом.
Чи обов’язково вести книгу обліку доходів у 2025 році?
Формально такого обов’язку вже немає, але податкова може вимагати підтвердження доходів. Тому доцільно вести облік у зручній електронній формі.
Чи можуть перевіряти ФОП без працівників і на єдиному податку?
Так, хоча ризик нижчий. Якщо є скарга чи підозрілі операції, перевірка можлива.
Що робити, якщо виявили помилку у звітності?
Найкраще подати уточнюючу декларацію і сплатити податок та пеню. Це дешевше й безпечніше, ніж чекати на штраф після перевірки.
7. Висновок
Податкові перевірки для ФОПів — це не випадковість, а результат системного відбору за певними критеріями. Якщо підприємець веде діяльність прозоро, вчасно здає звітність і має порядок у документах, ризик отримати значні штрафи мінімальний.
Головні поради:
- дотримуйтесь дисципліни у звітності та податках;
- зберігайте всі документи, навіть якщо здається, що вони неважливі;
- не використовуйте неофіційну працю;
- застосовуйте касову техніку там, де це вимагає закон.
Ведення бізнесу в Україні завжди має свої складнощі, але уникати перевірок неможливо. Краще бути готовим і знати свої права — тоді навіть у разі приходу податкової ви будете почуватися впевнено та зможете захистити себе від зайвих фінансових втрат.